01
Mehrfache Dateneingabe
Dieselben Informationen werden in verschiedenen Dateien, Formularen oder Systemen erneut erfasst.
Datenflüsse · Microsoft 365 · Automatisierung
Daten zusammenführen und manuelle Übertragungen vermeiden.
Ich strukturiere Eingaben, Berechnungen, Dokumente und Ausgaben so, dass vorhandene Daten mehrfach genutzt werden können und weniger Übertragungs- und Kontrollarbeit entsteht.
Ausgangslage
Wenn vorhandene Informationen zwischen Dateien und Arbeitsschritten stecken bleiben.
02
Unklare Datenqualität
Unterschiedliche Formate, Bezeichnungen und Ablagen erschweren Auswertung und Weiterverwendung.
03
Manuelle Dokumenterstellung
Aus vorhandenen Daten werden Berichte, Abrechnungen oder Dokumente immer wieder von Hand aufgebaut.
04
Abhängigkeit von Einzelnen
Nur wenige Personen kennen Formeln, Ablagen und Sonderfälle vollständig. Vertretung wird dadurch aufwendig.
Mögliche Unterstützung
Vorhandene Daten und Werkzeuge zu einem durchgängigen Ablauf verbinden.
- Datenquellen, Eingaben, Prüfungen und Ausgaben gemeinsam betrachten
- bestehende Dateien und Microsoft-365-Strukturen vereinfachen
- Berechnungen, Auswertungen und wiederkehrende Dokumente automatisieren
- Vorlagen und Eingabewege vereinheitlichen
- Nutzung, Zuständigkeiten und Pflege verständlich dokumentieren
Ziel
Ein stabiler Datenfluss mit weniger voneinander abhängigen Einzeldateien.
Am Ende sollen Daten nur dort eingegeben werden, wo sie entstehen, anschließend für Berechnung, Auswertung oder Dokumenterstellung genutzt werden können.
Praxisbeleg
Datenprozess · Abrechnung
Von strukturierten Eingaben zur automatisch erstellten Abrechnung.
Für wiederkehrende Nebenkostenabrechnungen wurden Datenerfassung, prüfbare Berechnungslogik und die automatische Erstellung vollständiger Dokumente in einem Prozess verbunden.
Weitere Projekte ansehenHäufige Fragen
Was vor einer Anfrage oft wichtig ist.
Können vorhandene Excel-Dateien weiterverwendet werden?
Ja. Häufig ist eine bestehende Datei ein sinnvoller Ausgangspunkt. Ich prüfe Aufbau, Datenwege, Berechnungen und gewünschte Ergebnisse und entscheide dann, was erhalten oder neu geordnet werden sollte.
Muss dafür neue Software angeschafft werden?
Nicht zwingend. Zuerst wird geprüft, was mit den vorhandenen Werkzeugen zuverlässig möglich ist. Neue Software ist nur sinnvoll, wenn sie einen klaren zusätzlichen Nutzen bringt.
Wie beginnt ein solches Projekt?
Für eine erste Einschätzung genügen die vorhandene Datei, eine kurze Beschreibung des gewünschten Ergebnisses und der geplante Nutzungsrahmen.
Erste Einschätzung
Wo lohnt sich Digitalisierung oder Automatisierung wirklich?
Schildern Sie mir kurz den Ablauf oder Engpass. Ich prüfe, ob ich sinnvoll helfen kann und wie ein guter nächster Schritt aussieht.
- Ablauf schildern
- Einschätzung erhalten
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